Cómo crear un programa de formación para empleados en 7 pasos (guía + ejemplos)
Un programa de formación eficaz aumenta la confianza de los empleados, mejora la retención y crea una primera impresión positiva desde el principio.
Crear un programa de formación eficaz puede ser complicado. Aun así, un programa de formación es fundamental para preparar a los empleados, a los nuevos empleados y a tu empresa para el éxito. Según LinkedIn, el 94 % de los empleados afirma que permanecería más tiempo en una empresa que ofreciera una formación sólida.
Cada empresa tiene sus propias necesidades, y no siempre está claro cómo empezar, qué incluir y cómo medir el éxito. Desde el onboarding de nuevos empleados hasta la formación en cumplimiento normativo y sobre nuevos productos, aquí te lo explicamos todo.
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Cómo empezar
En primer lugar, asegurate de incluir lo siguiente al desarrollar un programa de formación:
- Objetivos claros
- Contenido relevante y personalizado
- Evaluaciones y actividades interactivas
- Una variedad de formatos de aprendizaje accesibles
- Análisis de datos y feedback continuos
Cómo crear un programa de formación en 7 pasos
1. Determina tu audiencia
El primer paso hacia un programa de formación exitoso es comprender de verdad a tu audiencia. Esto significa que debes saber a quién estás formando y qué quiere aprender.
Las necesidades de la audiencia varían según el puesto, el sector, el nivel y la experiencia. Además, deberías adaptar tu programa a las habilidades y estilos de aprendizaje existentes de cada audiencia en concreto. Por ejemplo, es poco probable que un equipo totalmente remoto se entusiasme con una formación presencial, o puede que sí, si le alegra tener la oportunidad de estar con el equipo en persona.
Aquí tienes algunos consejos para empezar:
- Realiza encuestas o habla con los empleados para conocer su trasfondo y sus conocimientos previos.
- Ten en cuenta la demografía, los niveles de experiencia y las funciones laborales: normalmente no existe una formación única que sirva para todos.
- Ofrece ejemplos y escenarios personalizados en tus sesiones de formación para reflejar situaciones reales.
2. Evalúa sus necesidades
Una vez que comprendas a tu audiencia, es momento de tener claras sus necesidades de formación.
Empieza con una evaluación exhaustiva de las necesidades de formación para alinearlas con las de la empresa y garantizar que la formación tenga impacto en todos los niveles. Una evaluación de necesidades recopila datos para identificar las carencias de habilidades y conocimientos de los empleados, y compara el conocimiento y las habilidades actuales con lo que necesitarán para el éxito futuro. Esa brecha es donde deberás centrar tus esfuerzos de formación.
A medida que profundizas, puede ayudarte utilizar un enfoque de “diseño inverso”. Esto significa empezar por tu objetivo final y luego averiguar cómo llegar hasta él. Por ejemplo, si sabes que tu equipo necesita dominar la IA, puedes determinar pequeños pasos para que lleguen adonde necesitan estar.
El modelo ADDIE
El modelo ADDIE significa análisis, diseño, desarrollo, implementación y evaluación. Es un marco útil para diseñar e impartir programas de formación.
Como ejemplo del modelo ADDIE, imagina una empresa que necesita que su equipo de atención al cliente aprenda y adopte una nueva herramienta de chatbot con IA. Al determinar cómo crear un programa de formación para los empleados, su modelo ADDIE podría verse así:
| Letter | Meaning | Purpose | Example |
|---|---|---|---|
| A | Analysis | Assess and identify training needs | Leaders discover customer service reps aren’t clear when to step in manually or when to let the chatbot handle a situation. |
| D | Design | Outline your objectives and determine the method of delivery. | They set goals, including “Reps effectively monitor and escalate AI-driven chats,” then determine the best methods of delivering this training. |
| D | Development | Create content and instructional materials. | The team crafts a reference guide or knowledge base, a flowchart to help with decision making, and some real-world scenarios the team can roleplay. |
| I | Implementation | Put it into practice and deliver the training. | The reps complete the training in self-guided sessions, a group meeting, and shadowing. |
| E | Evaluation | Collect feedback and data to analyze the effectiveness, then iterate. | Leaders assess resolution times and escalations, then determine if there has been improvement or if more training would help. |
3. Define las metas y establece los objetivos de aprendizaje
A continuación, determina exactamente qué quieres que tus empleados sean capaces de hacer después del programa de formación. ¿Qué habilidades deberían desarrollar? ¿En qué plazo? ¿Necesitarán algún recurso?
Cuanto más específicas y medibles sean tus metas, mejor podrás seguirlas y alcanzarlas. Ahí es donde entra el marco SMART. Una meta SMART es:
- Específica: Clara y detallada
- Medible: Incluye métricas para evaluar el éxito
- Alcanzable: Los objetivos son realistas y no demasiado ambiciosos
- Relevante: Las metas están alineadas con las necesidades de la empresa y de los empleados
- Temporal: Existen plazos claros y específicos
4. Elige los métodos adecuados
Ahora que conoces a tu audiencia y tus metas, es momento de decidir qué métodos de formación se adaptan mejor a ellas. Cada persona aprende de forma distinta, así que ten en cuenta a quién estás formando y recuerda ser flexible. Prioriza la accesibilidad para asegurarte de que todos tengan la misma oportunidad de aprender.
Entre las opciones de métodos de aprendizaje se incluyen:
- Formación en el puesto de trabajo: Los empleados aprenden haciendo, a menudo como parte de su trabajo diario.
- Talleres: Los empleados se reúnen para aprender y practicar nuevas habilidades.
- Simulaciones o entornos de prueba: Los alumnos tienen la oportunidad de enfrentarse a escenarios reales o probar nuevas herramientas.
- eLearning autoguiado: Los empleados avanzan a su propio ritmo, leyendo, escuchando o viendo el contenido de formación.
- Enfoques híbridos: Pueden ser una combinación de presencial y virtual, autoguiado y en grupo.
Sea cual sea la opción que elijas, unas herramientas interactivas de formación sólidas pueden ayudarte a desarrollar programas de formación robustos y completos para cualquier audiencia.
5. Esquematiza y desarrolla el contenido
A nadie le gusta recibir los cinco platos de su comida al mismo tiempo, y lo mismo puede decirse de la formación. En su lugar, divide tu programa en módulos y lecciones más pequeños para que sea manejable. Asegurate de que el material sea lo bastante atractivo para mantener el interés de los empleados, relevante para sus puestos e interactivo.
Empieza haciendo una lluvia de ideas para un esquema general de temas o módulos. Después, incorpora elementos que aumenten el interés, como quizzes, contenido multimedia u oportunidades de interacción en directo. Para garantizar la precisión del material, consulta con una persona experta en la materia.
Ten siempre presente el objetivo final durante todo este proceso.
6. Implementa el programa de formación
Recuerda ser estratégico e intencional a la hora de lanzar el programa. En lugar de simplemente publicarlo, asegurate de haber definido primero las métricas de éxito que vas a medir y un calendario de implementación y finalización. De lo contrario, será difícil entender la eficacia o el beneficio de la formación.
Algunos consejos:
- Establece un calendario claro para el lanzamiento y la finalización por parte de los empleados, y comúnicalo de inmediato
- Define métricas para medir las tasas de finalización, el compromiso de los alumnos y los resultados educativos generales
- No lo dejes en piloto automático – asegúrate de que tú o los formadores estéis disponibles para dar soporte técnico, responder preguntas o prestar ayuda cuando sea necesario
7. Evalúa la eficacia
Una vez lanzada tu formación, presta atención a cómo está funcionando. Hay muchas formas de hacerlo, entre ellas:
- Quizzes y evaluaciones: Realiza evaluaciones rápidas o quizzes durante o después de la formación para ver qué están aprendiendo los empleados.
- Ejercicios simulados: Da a los empleados una tarea que les permita practicar habilidades reales, sin el estrés real.
- Encuestas: Las encuestas de compromiso de los empleados pueden ser una excelente forma de recabar feedback sobre una formación concreta o sobre el compromiso general.
- Métricas de rendimiento: Analiza las métricas de rendimiento de equipos e individuos antes y después de la formación para detectar mejoras.
- Feedback directo: Habla con los empleados individualmente o en grupo para conocer sus opiniones e impresiones sobre la formación, así como lo que han aprendido.
Según lo que descubras, itera y mejora las futuras ediciones de tu programa de formación.
Retos al crear un programa de formación
Crear un programa de formación tiene claros beneficios, pero no siempre es la tarea más sencilla, sobre todo si eres nuevo en esto de crear un programa de formación corporativa.
Hay algunos errores comunes de los que conviene estar al tanto cuando empiezas:
- Bajo compromiso: Los empleados que no se implican con la formación tienen menos probabilidades de aprender, por lo que es fundamental mantener su interés y atención.
- Falta de apoyo por parte del liderazgo: Sin el apoyo del liderazgo, los empleados pueden no sentir la urgencia de asistir a la formación. Peor aún, es posible que los responsables ni siquiera den a sus equipos tiempo para hacerla si ellos mismos no creyeron en la formación desde el principio.
- Tecnología abrumadora o mal integrada: Usa la tecnología a tu favor en lugar de dejar que limite tu estilo. A veces, menos es más. Conoce a tu audiencia y aprovecha la tecnología como una herramienta útil, no como algo que deban aprender antes de aprender el contenido de la formación.
- Contenido irrelevante: Mantén el contenido de la formación lo más relevante posible para las necesidades de los empleados, o corres el riesgo de que pierdan la atención o el compromiso.
- Bucles de feedback y evaluación deficientes: Sin entender qué funciona y qué no, te perderás la oportunidad de conseguir mejoras e impacto reales. Las funciones de encuestas de Mentimeter son especialmente útiles si quieres recopilar feedback.
Formación, educación y desarrollo: ¿cuáles son las principales diferencias?
Aunque los términos formación, educación y desarrollo se usan a menudo indistintamente, hay algunas diferencias clave que conviene entender. Cada uno cumple su propio propósito, por lo que conocer la diferencia te ayuda a determinar la estrategia adecuada de formación y desarrollo.
- La formación suele ser específica del puesto y está relacionada con que un empleado aprenda o mejore cómo realiza su trabajo diario. Puede ser autoguiada o dirigida por un instructor (o una mezcla de ambas) y suele centrarse en la adquisición de habilidades a corto plazo.
- La educación es más amplia y, a menudo, más teórica. Su objetivo es ayudar a los empleados a desarrollar conocimientos fundamentales que puedan aplicar en distintos puestos, niveles o sectores.
- El desarrollo es a más largo plazo y está orientado al futuro. Suele centrarse más en habilidades de liderazgo o progresión profesional, y puede llevarse a cabo mediante mentoría, coaching y aprendizaje colaborativo.
La siguiente tabla te ayudará a decidir qué se adapta mejor a las necesidades de tu organización.
| Category | Employee training | Employee education | Employee developmen |
|---|---|---|---|
| Purpose | Develops skills for a particular task or job | Offers broad knowledge for future or ongoing opportunities | Fosters long-term career development and growth |
| Scope | Narrow and task- or project-focused | Broad, conceptual, or more theoretical | Wide and strategic |
| Time frame | Short-term | Mid- to long-term | Long-term |
| Methods | eLearning, self-guided training, shadowing, hands-on work, workshops | Courses, seminars, certifications | Mentorship programs, leadership development programs |
| KPIs | Proficiency in role, task completion, and error rate | Certificate completion, test scores | Role promotions or changes, leadership advancement |
Ejemplos de programas de formación para empleados
Los programas de formación para empleados vienen en todas las formas y tamaños. Aquí tienes algunos de los tipos más comunes.
- Onboarding de nuevos empleados: Consiste en enseñar a los nuevos empleados cómo funciona la empresa, incluyendo la cultura, las expectativas, las políticas y el trabajo diario.
- Formación en atención al cliente: Esta formación da a los empleados las habilidades necesarias para ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional.
- Programas de desarrollo de liderazgo: Estos programas pueden preparar a líderes actuales y futuros con habilidades de gestión, coaching y pensamiento estratégico.
- Formación en diversidad e inclusión: Estos programas de formación ayudan a desarrollar la empatía y los comportamientos inclusivos para fomentar un lugar de trabajo equitativo.
- Formación en cumplimiento y seguridad: Esta formación garantiza que los empleados entiendan y cumplan las políticas, normativas y procedimientos de seguridad necesarios.
- Formación en software y tecnología: Desarrolla la competencia de los empleados en las herramientas y plataformas relevantes.
¿Por qué son importantes los planes de formación?
Los planes de formación son importantes porque influyen directamente en el éxito de la empresa a través de indicadores como el compromiso y la retención de los empleados o la productividad general. Aquí tienes algunas áreas en las que los planes de formación pueden apoyar a tu empresa (y si quieres saber más, hemos reunido muchas estadísticas sobre formación de empleados).
- Onboarding más rápido y menor tiempo hasta ser productivo: Cuando se incorporan nuevos empleados, recibirán una dirección clara, recursos adecuados y expectativas transparentes. Todo esto, en definitiva, reduce su curva de aprendizaje, acorta su periodo de adaptación y les permite convertirse en miembros productivos del equipo más rápido.
- Mejor retención de empleados: Los planes de formación muestran a los empleados que estás comprometido con su crecimiento y desarrollo. Y cuando los empleados se sienten seguros en su puesto y perciben que la empresa ha invertido en ellos, es más probable que permanezcan en la organización.
- Mayor compromiso y mejor clima laboral: Los programas de formación relevantes y personalizados ayudan a los empleados a sentirse capaces y valorados, lo que aumenta su motivación y su compromiso general con la empresa.
- Apoya las iniciativas de mejora continua: Unos planes de formación sólidos garantizan que los empleados se alineen con las metas cambiantes y las mejoras de proceso. Las actualizaciones periódicas de tu contenido de formación ayudan a fomentar una cultura ágil y preparada para innovar.
Desarrolla programas de formación eficaces con Mentimeter
Crear un programa de formación es una excelente manera de fomentar una plantilla segura y productiva como parte de una estrategia de aprendizaje y desarrollo más amplia. Pero hay mucho que saber para empezar, y puede que no cuentes con un programa de formación que te enseñe cómo crear un programa de formación.
Ahí es donde entra Mentimeter. Captarás la atención y aumentarás la retención con herramientas de formación y onboarding como quizzes, Q&A y nubes de palabras. Las funciones interactivas te permiten revitalizar presentaciones anticuadas, o crear otras nuevas y atractivas, y mantener la atención de los alumnos. Además, puedes subir recursos esenciales directamente al software de formación para que todo esté accesible.
Descubre Mentimeter hoy mismo y empieza a crear, impartir y llevar al éxito tu programa de formación.
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