O Mentimeter transforma workshops de descoberta de benefícios

Este é um post convidado de Merv Wyeth, especialista em gestão de mudanças e benefícios empresariais.

Os workshops de descoberta de benefícios são normalmente usados nos estágios iniciais de um projeto ou programa. Em um workshop desse tipo, um grupo de pessoas interessadas se reúne e é incentivado a articular problemas empresariais, e o que poderia ser alcançado ao resolvê-los - ou seja, os benefícios. O papel do facilitador é fundamental. Seu trabalho é garantir que os participantes estejam totalmente engajados no processo, a fim de construir consenso e captar a sabedoria coletiva.

Desafios para conduzir um workshop bem-sucedido

Normalmente, o exercício do workshop envolve notas adesivas em alguma forma, formato ou cor, e papel de flip-chart. Há alguns desafios com essa abordagem. Pode ser difícil ganhar e manter a atenção do público, e, na minha experiência, é frequentemente difícil ler a letra de outra pessoa ou entender o que ela quer dizer - ou quis dizer - quando você redige os resultados mais tarde. E o que fazer com aqueles tímidos com grandes ideias, que não ousam falar com medo de parecer tolos, ou se sentem intimidados pela presença dominante de um chefe autoritário?

No final do dia, alguém ficará responsável por compilar os resultados do workshop, talvez tirando fotos ou transcrevendo os hieróglifos do flip-chart e distribuindo algum tipo de resumo. Na minha experiência, não demora muito para que os insights, a intencionalidade e o valor dos resultados se dissipem ou sejam superados por outras prioridades.

Reimaginando workshops com o Mentimeter

Neste verão, usei o Mentimeter para apoiar um workshop de descoberta de benefícios para um programa de transformação do Governo do Reino Unido. Participaram representantes de uma ampla seção transversal da organização afetada por, ou capaz de afetar, a transformação.

Em apenas duas horas, mais de 30 participantes enviaram mais de 600 respostas a uma série de perguntas cuidadosamente elaboradas. Foi uma quantidade prodigiosa de conteúdo útil, com até 100 respostas para algumas perguntas, por exemplo: "Pensando nos benefícios descritos e classificados anteriormente (no workshop), como saberemos que os alcançamos / como podem ser medidos?" A inclusão voluntária de iniciais como parte da resposta foi uma inovação importante, pois nos permitiu acompanhar respostas que mereciam investigação adicional. Outra pergunta que consideramos produtiva foi: "Com quem mais devemos falar sobre os benefícios do programa e por quê?"

Principais dicas para o sucesso do workshop

A qualidade e a quantidade das respostas do público foram muito melhores do que a abordagem tradicional de workshop usada em vários workshops anteriores. Aqui estão algumas dicas importantes para o sucesso do workshop:

1. Forneça aos participantes informações sobre o que esperar no dia com bastante antecendência. 2. Informe os participantes sobre o propósito e o contexto do workshop, incluindo como usar o Mentimeter e o plano para lidar com os resultados do workshop. 3. Verifique as perguntas do workshop e o processo de ponta a ponta antes da sessão com algumas pessoas de confiança. 4. Desenvolva um plano de backup sem o Mentimeter para reduzir o risco da sessão caso a tecnologia falhe! (Funcionou perfeitamente no nosso caso, mas tranquilizou outros membros da equipe a experimentar algo novo.)

Imediatamente após o workshop, reorganizei a sequência dos slides do Mentimeter e mudei o ritmo de votação do modo "Apresentador" para o modo "Público", para permitir que os participantes revisassem o conteúdo por conta própria e enviassem informações complementares. Durante a viagem de trem de volta para casa, pude revisar o conteúdo, destacar pontos-chave e compartilhar os resultados com o resto da equipe em formato Excel e PDF, além de um link ao vivo para a apresentação.

O Mentimeter transforma workshops

Com base no sucesso desta iniciativa, o Mentimeter foi usado em mais dois workshops, reforçando temas-chave e ajudando a triangular informações de várias fontes. E, como boas notícias se espalham rápido, o Mentimeter agora é usado para outros tipos de workshops no programa, como captura de requisitos, identificação de riscos e problemas, bem como na organização mais ampla.

Há um velho provérbio africano que diz: "Se você quer ir rápido, vá sozinho. Se você quer ir longe, vá acompanhado." Os workshops de descoberta de benefícios são sobre ir longe; ganhar compromisso, construir consenso e captar a sabedoria coletiva - levando sempre os outros com você. O Mentimeter transforma esse processo.

Merv Wyeth é especialista em gestão de mudanças e benefícios empresariais, e usuário do Mentimeter. Conecte-se com ele no LinkedIn.