6 ideias para melhorar sessões de brainstorming

Quando feita corretamente, sessões de brainstorming em grupo têm o poder de reunir uma grande variedade de ideias, descobrir algumas joias escondidas e ajudar a desenvolver ideias ainda em construção. Mas, muitas vezes, as sessões de brainstorming podem ser dominadas por uma única voz, as discussões podem ficar sem foco, e silêncios constrangedores podem surgir do medo de compartilhar na frente dos outros.

Mal administrado ou feito incorretamente, o brainstorming pode ser, na melhor das hipóteses, uma experiência frustrante e pouco produtiva, e, na pior, um desperdício de tempo e recursos. Mas, felizmente, há várias formas de nos protegermos contra essas armadilhas e desvantagens.

O que é brainstorming?

Isso pode parecer uma pergunta redundante, mas é surpreendente a frequência com que as pessoas confundem uma sessão de brainstorming com outra coisa, como um workshop, um grupo focal ou uma discussão em grupo. Lembre-se de que brainstorming é reunir ideias para resolver um problema específico ou como forma de reunir novas ideias inovadoras.

Além disso, isso é um esforço em grupo, e embora muitos de nós prefiramos gerar ideias por conta própria, o benefício de ouvir os outros compartilharem suas ideias é que isso pode gerar mais ideias perspicazes e futuras discussões e debates que levam a soluções colaborativas.

Este não é o momento de se aprofundar em um pensamento específico e discuti-lo sem parar — isso é para outra hora e lugar. Essa sessão deve ser totalmente focada na geração de ideias e em alguns elementos de desenvolvimento de ideias. Por isso, o brainstorming é mais eficaz quando realizado em conjunto com workshops, reuniões de acompanhamento e revisões. Vamos abordar isso mais adiante.

Formas de melhorar o brainstorming

Como o título deste post indica, reunimos uma série de boas práticas que podem te ajudar a aproveitar ao máximo uma sessão de brainstorming, além de ajudar a evitar alguns erros comuns que costumamos ver gestores e líderes de equipe cometerem.

1. Crie um bom ambiente para compartilhar

2. Defina um foco

3. Facilite a participação

4. Prepare-se para o sucesso

5. Divida em partes

6. Revise e reavalie

Crie um ambiente propício para compartilhar

É impossível enfatizar o quanto esse elemento é importante. Reunir ideias é algo que muitos conseguem fazer sem problemas, mas a ideia de compartilhar esses pensamentos com outras pessoas pode ser um obstáculo enorme. O medo de ser avaliado é um obstáculo que boas sessões de brainstorming devem buscar minimizar e evitar. Felizmente, existem muitas ferramentas que permitem que os participantes enviem respostas de forma anônima.

Talvez eles pensem que sua ideia é muito "fora da caixa", ou talvez estejam apenas preocupados em serem julgados pelo que vão ou não dizer. Uma forma de contornar esse problema, e incentivar todos a participar, é permitir a participação anônima. Reunir inúmeras ideias será muito mais fácil se as pessoas puderem fazê-lo com confiança, sem a pressão de ter que falar sozinhas na frente dos outros. Menos medo de julgamento significa mais engajamento e maior disposição para se manifestar. Você também pode reduzir a tensão incorporando atividades de liderança que promovam o trabalho em equipe no início da reunião.

Além disso, mesmo quando as coisas começam a se desenrolar, muitos ainda vão hesitar em contribuir, sentindo que o que têm a dizer não será levado a sério ou será totalmente descartado. Por isso, é fundamental promover um ambiente de inclusão onde todos se sintam confortáveis.

Sua sessão de brainstorming deve, portanto, estar livre de críticas, garantindo às pessoas que, mesmo que pensem que sua ideia pode não ser "boa o suficiente", ela pode ser desenvolvida mais tarde pelo grupo, e outros podem ajudar a refiná-la e aprimorá-la. O objetivo não deve ser criticar ideias e apontar falhas; deve ser pensar de forma criativa e reunir uma ampla variedade de opiniões únicas.

Defina um foco

É importante começar definindo uma meta para a sessão, para que o grupo tenha um resultado a buscar; um foco muito amplo pode resultar em uma lista de ótimas ideias que não ajudam a resolver nenhum problema específico, e um foco muito restrito pode fazer com que o grupo tenha dificuldade em gerar uma quantidade satisfatória de ideias.

Esse passo simples pode ter o benefício adicional de dar ao grupo uma sensação de realização quando a sessão de brainstorming terminar. Da mesma forma, vai facilitar o planejamento de reuniões de acompanhamento.

É importante que você entre em cada sessão de brainstorming com uma meta ou problema específico em mente, e não que seja apenas um "vale tudo" de ideias. Encontrar um bom equilíbrio entre o excessivamente amplo e o excessivamente específico vai ajudar muito tanto na geração de ideias quanto na capacidade das pessoas de se concentrarem em encontrar soluções inovadoras e ideias relevantes.

Facilite a participação

Falamos antes sobre criar um ambiente propício para compartilhar ideias livremente; de várias formas, isso é um pré-requisito para melhorar a participação. Naturalmente, as pessoas ficarão mais dispostas a participar se sentirem que suas ideias serão levadas a sério e que aqueles à sua volta vão ouvir e considerar o que têm a dizer. Mas o que você pode fazer, do ponto de vista técnico, para facilitar a participação?

Para isso, você vai precisar de um sistema que dê a todos uma voz igual nas discussões, que consiga lidar com múltiplos envios com facilidade e que exiba as ideias de todos de forma clara e concisa. Há inúmeras ferramentas e softwares que podem tornar uma reunião mais eficiente do que o método tradicional de papel e caneta. Da mesma forma, muitas dessas ferramentas vão facilitar salvar e compartilhar tudo depois que a reunião terminar. Encontrar a que funciona melhor para sua equipe vai tornar a reunião mais eficiente e inclusiva.

Chegue preparado

Pensar em ideias na hora não é fácil, nem eficiente em termos de tempo, e essa é uma das armadilhas comuns das sessões de brainstorming. Esclarecer a meta com antecedência é o primeiro passo. O segundo passo deve ser organizar algum trabalho preparatório para que sua equipe chegue repleta de ideias. Considere oferecer a eles uma forma de enviar ideias antes do início da reunião; assim, todos podem se beneficiar do brainstorming individual enquanto já entram direto nos insights.

Pedir aos participantes que preparem algo com antecedência também pode ajudar a evitar silêncios constrangedores, já que todos vão chegar já com uma mentalidade criativa. Dito isso, também pode haver benefícios na espontaneidade das sessões de brainstorming, então use isso a seu favor, se aprofundando nas respostas e pedindo que todos escolham uma ideia que consideram particularmente fascinante.

Divida em partes

Sessões de brainstorming, e pensar de forma criativa em geral, podem exigir bastante energia. Blocos mais curtos dentro das reuniões vão ajudar a evitar que o grupo perca energia ou motivação durante a sessão. O objetivo deve ser realizar uma reunião o mais produtiva possível; por isso, se você acha que vai precisar de mais tempo para cobrir tudo, considere dividir as sessões para que todos possam se manter focados e motivados.

Lembre-se de que está tudo bem anotar as sugestões que merecem ser discutidas, mas deixá-las para outro momento; você pode até agendar uma reunião de acompanhamento com o membro da equipe para se aprofundar nessas sugestões. Escrevemos um post completo sobre como tornar sua equipe mais eficiente, que você pode ler aqui: Como tornar sua equipe mais eficiente.

Falando nisso, vamos dar continuidade a essa mesma ideia...

Dê continuidade

Uma ideia é apenas uma ideia a menos que você aja com base nela. Depois de reunir os pensamentos e opiniões de todos, o último passo para fechar o negócio seria desenvolvê-los, transformá-los em etapas acionáveis e depois implementá-los. Uma das maiores armadilhas das reuniões de brainstorming é que todas aquelas ótimas ideias acabam simplesmente juntando poeira em algum lugar.

O brainstorming funciona melhor quando é realizado em conjunto com outras reuniões no futuro — como um workshop ou um grupo focal — onde o foco deixa de ser gerar ideias e passa a ser colocá-las em prática, fazer planos e atribuir responsabilidades e tarefas.

Adote o hábito de atribuir itens de ação ao final de cada reunião de brainstorming. Pode ser algo tão simples quanto designar pessoas para liderar o projeto ou agendar reuniões com o membro que sugeriu a ideia para saber mais. No final, você e sua equipe devem sair da reunião com algum ponto de ação ou mais discussões.

Melhor brainstorming significa melhores resultados

Definir uma meta e acompanhar a implementação de nossas ideias é uma forma simples de tornar sua próxima sessão de brainstorming mais eficaz. Promover um ambiente inclusivo e convidar os participantes a se engajarem de forma anônima pode ajudar a garantir que nenhuma ideia deixe de ser expressada. E incentivar sua equipe a se preparar com antecedência pode ajudar a garantir que eles cheguem armados com ótimas ideias para impulsionar sua organização.

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