Mentimeter verändert Benefits-Discovery-Workshops

Dies ist ein Gastbeitrag von Merv Wyeth, Spezialist für Business Change und Benefits Management.

Benefits-Discovery-Workshops werden typischerweise in den frühen Phasen eines Projekts oder Programms eingesetzt. In einem solchen Workshop kommt eine Gruppe interessierter Personen zusammen und wird ermutigt, geschäftliche Probleme zu artikulieren sowie das, was durch deren Lösung erreicht werden könnte - nämlich Nutzen (Benefits). Die Rolle der moderierenden Person ist entscheidend. Es ist ihre Aufgabe sicherzustellen, dass die Teilnehmenden vollständig in den Prozess eingebunden sind, um Konsens zu schaffen und kollektives Wissen zu erfassen.

Herausforderungen beim Durchführen eines erfolgreichen Workshops

Typischerweise beinhaltet die Workshop-Übung Post-its in irgendeiner Form oder Farbe sowie Flipchart-Papier. Dieser Ansatz bringt einige Herausforderungen mit sich. Es kann schwierig sein, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und zu halten, und meiner Erfahrung nach ist es oft schwierig, die Handschrift anderer zu lesen oder zu verstehen, was sie meinen - oder gemeint haben -, wenn man später die Ergebnisse ausarbeitet. Und was macht man mit den schüchternen Personen mit den großartigen Ideen, die sich nicht trauen, etwas zu sagen, aus Angst, töricht zu wirken, oder die sich von der bedrohlichen Präsenz einer dominanten Führungsperson eingeschüchtert fühlen?

Am Ende des Tages wird jemand die Aufgabe übernehmen, die Workshop-Ergebnisse zusammenzustellen, vielleicht durch Fotos oder das Transkribieren der Flipchart-Hieroglyphen, und eine Art Zusammenfassung zu verteilen. Meiner Erfahrung nach dauert es nicht lange, bis die Erkenntnisse, die Absicht und der Wert der Ergebnisse verpuffen oder von anderen Prioritäten überholt werden.

Workshops mit Mentimeter neu gedacht

Diesen Sommer nutzte ich Mentimeter, um einen Benefits-Discovery-Workshop für ein britisches Regierungstransformationsprogramm zu unterstützen. Vertreter*innen aus einem breiten Querschnitt der von der Transformation betroffenen oder sie beeinflussenden Organisation nahmen teil.

In nur zwei Stunden hatten mehr als 30 Teilnehmende über 600 Antworten auf eine Reihe sorgfältig ausgearbeiteter Fragen eingereicht. Das war eine enorme Menge an nützlichen Inhalten mit bis zu 100 Antworten auf manche Fragen, zum Beispiel: „Wenn Sie an die zuvor beschriebenen und eingestuften Vorteile (im Workshop) denken, wie werden wir wissen, dass wir sie erreicht haben / wie können sie gemessen werden?“ Die freiwillige Angabe von Initialen als Teil der Antwort war eine wichtige Innovation, da sie es uns ermöglichte, bei Antworten, die eine weitere Nachfrage verdienen, nachzuhaken. Eine weitere Frage, die sich als ergiebig erwies, war: „Mit wem sollten wir sonst noch über die Vorteile des Programms sprechen und warum?“

Top-Tipps für den Workshop-Erfolg

Die Qualität und Quantität der Publikumsreaktionen war weit besser als beim traditionellen Workshop-Ansatz, der in mehreren vorherigen Workshops verwendet wurde. Hier sind einige Top-Tipps für den Workshop-Erfolg:

1. Versorgen Sie die Teilnehmenden weit im Voraus mit Informationen darüber, was sie am jeweiligen Tag erwartet. 2. Briefen Sie die Teilnehmenden über den Zweck und Kontext des Workshops, einschließlich der Nutzung von Mentimeter und des Plans zum Umgang mit den Workshop-Ergebnissen. 3. Prüfen Sie die Workshop-Fragen und den End-to-End-Prozess vor der Sitzung mit einigen „Wohlgesinnten“. 4. Entwickeln Sie einen Backup-Plan ohne Mentimeter, um das Risiko der Sitzung bei einem Technikausfall zu reduzieren! (Bei uns funktionierte es einwandfrei, aber es beruhigte andere Teammitglieder, etwas Neues auszuprobieren.)

Unmittelbar nach dem Workshop habe ich die Reihenfolge der Mentimeter-Folien neu geordnet und das Abstimmungstempo von „Präsentierende Person“ auf „Publikum“ umgestellt, damit die Teilnehmenden Inhalte selbst überprüfen und zusätzliche Informationen einreichen konnten. Während der Zugfahrt nach Hause konnte ich die Inhalte überprüfen, wichtige Punkte hervorheben und die Ergebnisse mit dem Rest des Teams in Excel- und PDF-Format sowie als Live-Link zur Präsentation teilen.

Mentimeter verändert Workshops

Aufbauend auf dem Erfolg dieser Initiative wurde Mentimeter für zwei weitere Workshops eingesetzt, wodurch zentrale Themen verstärkt und dabei geholfen wurde, Informationen aus mehreren Quellen zu triangulieren. Und weil sich gute Nachrichten schnell verbreiten, wird Mentimeter mittlerweile auch für andere Arten von Workshops im Programm genutzt, etwa zur Anforderungserfassung, Risiko- und Problemidentifikation, sowie in der breiteren Organisation.

Es gibt ein altes afrikanisches Sprichwort, das besagt: „Wenn du schnell gehen willst, geh allein. Wenn du weit gehen willst, geh gemeinsam.“ Bei Benefits-Discovery-Workshops geht es darum, weit zu gehen; Zustimmung zu gewinnen, Konsens aufzubauen und kollektives Wissen zu erfassen - und dabei stets andere mitzunehmen. Mentimeter verändert diesen Prozess.

Merv Wyeth ist Spezialist für Business Change und Benefits Management sowie Mentimeter-Nutzer. Vernetzen Sie sich mit ihm auf LinkedIn.