Investors

General meetings

EGM 2024

KALLELSE TILL EXTRA BOLAGSSTÄMMA I MENTIMETER AB (PUBL) NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN MENTIMETER AB (PUBL)

Aktieägarna i Mentimeter AB (publ), org.nr. 556892-5506 (”Mentimeter” eller ”Bolaget”), med säte i Stockholm, kallas härmed till extra bolagsstämma den 6 mars 2024 kl. 17:00 i Bolagets lokaler, Tulegatan 11, 113 86 Stockholm. Inregistrering till stämman börjar kl. 16:30.

The shareholders of Mentimeter AB (publ), Reg. No. 556892-5506 (“Mentimeter” or the “Company”), with its registered office in Stockholm, Sweden, are hereby summoned to the extraordinary general meeting on 6 March 2024 at 17:00 CET at the Company’s offices, Tulegatan 11, 113 86 Stockholm. Registration starts at 16:30 CET.

Registrering och anmälan/Notification of participation

Deltagande i stämmolokalen

Aktieägare som önskar delta vid extra bolagsstämman i stämmolokalen personligen eller genom ombud ska:

  1. vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 27 februari 2024, och
  2. senast den 29 februari 2024 anmäla sig elektroniskt via e-post till legal@mentimeter.com eller med post till Mentimeter AB (publ), ”Extra bolagsstämma”, Tulegatan 11, 113 86 Stockholm. Vid anmälan ska uppgift lämnas om namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummeroch antalet eventuella biträden (högst två) samt i förekommande fall uppgift om ombud.

Om en aktieägare företräds genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt utfärdas för ombudet. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.mentimeter.com/investors/general-meetings. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling bifogas. För att underlätta registreringen vid stämman bör fullmakt samt registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara Bolaget tillhanda senast den 5 mars 2024.

Participation at the venue

Shareholders who wish to participate in the extraordinary general meeting at the venue in person or represented by a proxy must:

  1. be recorded as a shareholder in the share register maintained by Euroclear Sweden AB relating to the circumstances on 27 February 2024, and
  2. notify the Company of the intention to attend the meeting not later than 29 February 2024 by e-mail to legal@mentimeter.com or by post at the address Mentimeter AB (publ), ”Extraordinary General Meeting”, Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm. The shareholder shall state its name, personal or company identification number, address, telephone number and the number of any accompanying assistant(s) (maximum two assistants), as well as information about any proxy.

If a shareholder is represented by proxy, a written, dated proxy for the representative must be issued. A proxy form is available on the company’s website, www.mentimeter.com/investors/general-meetings. If the proxy is issued by a legal entity, a certificate of registration or equivalent certificate of authority should be enclosed. To facilitate the registration at the meeting, the proxy and the certificate of registration or equivalent certificate of authority should be sent to the company as set out above so that it is received no later than 5 March 2024.

Deltagande genom poströstning

Den som vill delta i stämman genom poströstning ska (i) vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 27 februari 2024, och (ii) senast den 29 februari 2024 anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningar nedan så att poströsten är Bolaget tillhanda senast den dagen.

Den som vill närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt vad som anges under Deltagande i stämmolokalen ovan. Det betyder att en anmälan endast genom poströstning inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen.

För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.mentimeter.com/investors/general-meetings.

Det ifyllda och undertecknade formuläret måste vara Bolaget tillhanda senast den 29 februari 2024. Formuläret kan skickas med e-post till legal@mentimeter.com eller med post till Mentimeter AB (publ), ”Extra bolagsstämma”, Tulegatan 11, 113 86 Stockholm. Om aktieägaren poströstar genom ombud ska skriftlig och daterad fullmakt biläggas formuläret. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida www.mentimeter.com/investors/general-meetings. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. poströstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av formuläret. Om aktieägare poströstat, och därefter deltar i stämman personligen eller genom ombud, är poströsten fortsatt giltig i den mån aktieägaren inte deltar i en omröstning under stämman eller annars återkallar avgiven poströst. Om aktieägaren under stämmans gång väljer att delta i en omröstning kommer avgiven röst att ersätta tidigare inskickad poströst på den punkten.

Participation by postal voting

A shareholder who wishes to participate in the general meeting by postal voting must (i) be recorded as a shareholder in the share register maintained by Euroclear Sweden AB relating to the circumstances on 27 February 2024, and (ii) give notice no later than 29 February 2024, by casting its postal vote in accordance with the instructions below so that the postal vote is received by the Company no later than on that day.

A shareholder who wishes to participate in the general meeting at the venue in person or represented by a proxy must give notice thereof in accordance with what is set out under Participation at the venue above. This means that a notification by postal vote is not sufficient for a person who wishes to participate at the venue.

A special form shall be used for postal voting. The form is available on the Company’s website, www.mentimeter.com/investors/general-meetings.

The completed and signed form must be received by the Company no later than on 29 February 2024. The form should be submitted via e-mail to legal@mentimeter.com or by post to Mentimeter AB (publ), ”Extraordinary General Meeting”, Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm, Sweden. If the shareholder postal votes by proxy, a written and dated power of attorney shall be enclosed to the form. A proxy form is available on the company’s website www.mentimeter.com/investors/general-meetings. If the shareholder is a legal entity, a certificate of incorporation or a corresponding document shall be enclosed to the form. The shareholder may not provide special instructions or conditions in the voting form. If so, the vote (i.e. the postal vote in its entirety) is invalid. Further instructions and conditions are included in the form for postal voting. If a shareholder has casted a postal vote and then attends the general meeting in person or through a proxy, the postal vote is still valid except to the extent the shareholder participates in a voting procedure at the meeting or otherwise withdraws its casted postal vote. If the shareholder chooses to participate in a voting at the meeting, the vote cast will replace the postal vote with regard to the relevant item on the agenda.

Förvaltarregistrerade innehav/ Nominee-registered shares

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per den 27 februari 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den 29 februari 2024kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

To be entitled to participate in the general meeting, a shareholder whose shares are held in the name of a nominee must, in addition to providing notification of participation, register its shares in its own name so that the shareholder is recorded in the share register relating to the circumstances on 27 February 2024. Such registration may be temporary (so-called voting right registration) and is requested from the nominee in accordance with the nominee’s procedures and in such time in advance as the nominee determines. Voting right registrations completed by the nominee not later than 29 February 2024 are taken into account when preparing the share register.

Rätt att begära upplysningar/Right to request information.

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets ekonomiska situation.

The board of directors and the CEO shall, if so requested by a shareholder, and the board of directors considers that it can be done without material damage to the Company, make disclosures on circumstances that might affect the assessment of an item on the agenda and circumstances that might affect the assessment of the financial situation of the Company.

Antal aktier och röster/Number of shares and votes

Per dagen för denna kallelse finns det totalt 76 815 760 aktier, motsvarande 76 815 760 röster, i Bolaget.

As of the date of this notice, there are a total of 76,815,760 shares, corresponding to 76,815,760 votes, in the Company.

Förslag till dagordning/Proposed agenda

  1. Öppnande av mötet och val av ordförande vid bolagsstämman
  2. Upprättande och godkännande av röstlängd
  3. Godkännande av dagordningen
  4. Val av en eller två justeringspersoner att justera protokollet
  5. Prövning av om bolagsstämman blivit behörigen sammankallad
  6. Fastställande av antalet styrelseledamöter och val av ny styrelseledamot
  7. Fastställande av styrelsearvode
  8. Stämmans avslutande

  1. Opening of the meeting and election of a chairman of the meeting
  2. Preparation and approval of the voting list
  3. Approval of the agenda
  4. Election of one or two persons who shall approve the minutes of the meeting
  5. Determination of whether the meeting has been duly convened
  6. Determination of the number of members of the board of directors and election of a new member of the board of directors
  7. Determination of fees for members of the board of directors
  8. Closing of the meeting

Beslutsförslag/Resolution proposals

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman/Item 1 – Election of a chairman of the meeting

Styrelsen föreslår att Katarina Bonde, eller vid förhinder, den som styrelsen i stället anvisar, utses till ordförande vid stämman.

The board of directors proposes that Katarina Bonde, or, in the event of impediment to attend, the person proposed by the board of directors, is elected chairman of the general meeting.

Punkt 6 - Fastställande av antalet styrelseledamöter och val av ny styrelseledamot /Item 6 – Determination of the number of members of the board of directors and election of a new member of the board of directors

Styrelsen består för närvarande av följande åtta ledamöter (utan suppleanter): Katarina Bonde (ordförande), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson, John Hedberg och Hannah Meiton. Valberedningen som utgörs av Hjalmar Didrikson (utsedd av BEMH Financial AB), Niklas Ingvar (utsedd av Ingbacka AB), Johnny Warström (utsedd av Karagwe Invest AB) och Katarina Bonde (styrelseordförande) har informerats om att John Hedberg och Hannah Meiton begärt att få avgå som styrelseledamöter och därmed har ställt sina platser till förfogande.

Valberedningen föreslår att Dajana Mirborn väljs till ny styrelseledamot och att styrelsen därmed ska bestå av sju ledamöter (utan suppleanter) för tiden fram till slutet av nästa årsstämma.

Om stämman beslutar enligt förslaget kommer styrelsen efter valet att bestå av Katarina Bonde (styrelseordförande), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson och Dajana Mirborn.

Information om den föreslagna styrelseledamoten Namn: Dajana Mirborn Födelseår: 1980

Andra pågående uppdrag: Sedan 2023 är Dajana Mirborn Investment Manager på Creades och har styrelseuppdrag på Röhnisch samt Avanza Pension. Hon är även oberoende styrelseordförande i Humble group (publ) och styrelseledamot i Karnell Group.

Tidigare erfarenheter: Hon har gedigen erfarenhet av investeringar, M&A och affärsutveckling från Bonnier, MTG och som rådgivare inom M&A och ECM på Carnegie Investment Bank. Tidigare styrelseuppdrag inkluderar bland annat Dagens Industri, Doktorse Nordic, Carla och Stockholm Showrunners Holding.

Utbildning: Magisterexamen i företagsekonomi från Göteborgs Universitet, Executive Education på INSEAD och studier i maskinteknik på Chalmers Tekniska Högskola.

Oberoende i förhållande till Bolaget och ledningen: Ja Oberoende i förhållande till Bolagets större aktieägare: Ja

The board of directors currently consists of the following eight ordinary members of the board of directors (no deputy members): Katarina Bonde (chairman), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson, John Hedberg and Hannah Meiton. The nomination committee, which consists of Hjalmar Didrikson (appointed by BEMH Financial AB), Niklas Ingvar (appointed by Ingbacka AB), Johnny Warström (appointed by Karagwe Invest AB) and Katarina Bonde (chairman of the board of directors) has been informed that John Hedberg and Hannah Meiton wish to resign as members of the board of directors whereby their positions as members of the board of directors are available.

The nomination committee suggests that Dajana Mirborn is elected as new ordinary member of the board of directors and that the board of directors thereafter shall be composed of seven members, with no deputy members, for the period until the end of the next annual general meeting.

Provided that the general meeting resolves in accordance with the proposal, the board of directors will after the election consist of Katarina Bonde (chairman), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson and Dajana Mirborn.

Information about the proposed board member Name: Dajana Mirborn Year of birth: 1980

Other ongoing engagements: Since 2023, Dajana Mirborn is Investment Manager at Creades and has board assignments at Röhnisch and Avanza Pension. She is also independent Chair of the board at Humble group (publ) and board member at Karnell Group.

Previous experience: She has solid experience in investments, M&A and business development from Bonnier, MTG and as an advisor in M&A and ECM at Carnegie Investment Bank. Previous board assignments include, among others, Dagens Industri, Doktorse Nordic, Carla and Stockholm Showrunners Holding.

Education: M.Sc. in Business Administration from the University of Gothenburg, Executive Education at INSEAD, studies in mechanical engineering at Chalmers University of Technology.

Independent to the Company and executive management: Yes Independent to the Company’s major shareholders: Yes

Punkt 7 – Fastställande av styrelsearvode /Item 7 – Determination of fees for members of the board of directors

Vid årsstämman den 31 maj 2023 beslutades att arvode till styrelseledamöterna, för tiden fram till slutet av nästa årsstämma, ska utgå med 450 000 kronor till styrelsens ordförande och 225 000 kronor vardera till övriga ledamöter som inte är anställda i Bolaget eller ett dotterbolag och inte representerar aktieägare i Bolaget. För arbete i revisionsutskottet och ersättningsutskottet utgår inget arvode.

Valberedningen föreslår att den föreslagna nya styrelseledamoten och de avgående styrelseledamöterna erhåller arvode för sitt arbete som styrelseledamot i enlighet med den arvodesnivå som beslutades vid årsstämman den 31 maj 2023, proportionerligt i förhållande till mandattidens längd respektive proportionerligt i förhållande till den förkortade mandattidens längd.

The annual general meeting held 31 May 2023 resolved that the fees for the board of directors, for the period until the end of the next annual general meeting, shall amount to SEK 450,000 for the chairman and SEK 225,000 for each of the other board members elected by the meeting, not employed by the Company or any of its subsidiaries and not representing shareholders in the Company. No fees shall be paid for work in the audit committee and the remuneration committee.

The nomination committee suggests that the proposed new member of the board of directors and the resigning members of the board of directors shall receive fees for their work as members of the board of directors in accordance with the level of fees resolved by the annual general meeting 31 May 2023, proportionally to the length of the mandate and proportionally to the shortened length of the mandate, respectively.

_____________________

Behandling av personuppgifter/Processing of personal data

För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears hemsida, www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

More information regarding the processing of your personal data is available in Euroclear’s privacy notice that is available at Euroclear’s webpage, www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Privacy-notice-bolagsstammor-engelska.pdf.

Övrig information/Other information

Kallelsen kommer senast två veckor innan extra bolagsstämman att finnas tillgänglig hos Bolaget, Mentimeter AB (publ), Tulegatan 11, 113 86 Stockholm samt på Bolagets hemsida www.mentimeter.com/investors/general-meetings och sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

The notice will be held available at the Company, Mentimeter AB (publ), Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm, Sweden and on the Company´s website www.mentimeter.com/investors/general-meetings, no later than two weeks prior to the general meeting, and will be sent to shareholders who so request and provide their address.

***

Stockholm, februari/February 2024

Mentimeter AB (publ)

Styrelsen/The board of directors

AGM May 2023

EGM September 2022

AGM May 2022