Aktieägarna i Mentimeter AB (publ), org.nr. 556892-5506 (”Mentimeter” eller ”Bolaget”), med säte i Stockholm, kallas härmed till årsstämma den 15 maj 2024 kl. 17.00 i Bolagets lokaler, Tulegatan 11, 113 53 Stockholm. Inregistrering till stämman börjar kl. 16:30.
The shareholders of Mentimeter AB (publ), Reg. No. 556892-5506 (“Mentimeter” or the “Company”), with its registered office in Stockholm, Sweden, are hereby summoned to the annual general meeting on 15 May 2024 at 17:00 CET at the Company’s offices, Tulegatan 11, 113 53 Stockholm. Registration starts at 16:30 CET.
Registrering och anmälan/Notification of participation
Deltagande i stämmolokalen
Aktieägare som önskar delta vid årsstämman i stämmolokalen personligen eller genom ombud ska:
Om en aktieägare företräds genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt utfärdas för ombudet. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.mentimeter.com/investors/general-meetings. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling bifogas. För att underlätta registreringen vid stämman bör fullmakt samt registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara Bolaget tillhanda senast den 14 maj 2024.
Participation at the venue
Shareholders who wish to participate in the annual general meeting at the venue in person or represented by a proxy must:
If a shareholder is represented by proxy, a written, dated proxy for the representative must be issued. A proxy form is available on the company’s website, www.mentimeter.com/investors/general-meetings. If the proxy is issued by a legal entity, a certificate of registration or equivalent certificate of authority should be enclosed. To facilitate the registration at the meeting, the proxy and the certificate of registration or equivalent certificate of authority should be sent to the company as set out above so that it is received no later than 14 May 2024.
Deltagande genom poströstning
Den som vill delta i årsstämman genom poströstning ska (i) vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 6 maj 2024, och (ii) senast den 8 maj 2024 anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningar nedan så att poströsten är Bolaget tillhanda senast den dagen.
Den som vill närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt vad som anges under Deltagande i stämmolokalen ovan. Det betyder att en anmälan endast genom poströstning inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen.
För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.mentimeter.com/investors/general-meetings.
Det ifyllda och undertecknade formuläret måste vara Bolaget tillhanda senast den 8 maj 2024. Formuläret kan skickas med e-post till legal@mentimeter.com eller med post till Mentimeter AB (publ), ”Årsstämma”, Tulegatan 11, 113 53 Stockholm. Om aktieägaren poströstar genom ombud ska skriftlig och daterad fullmakt biläggas formuläret Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.mentimeter.com/investors/general-meetings. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. poströstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av formuläret. Om aktieägare poströstat, och därefter deltar i årsstämman personligen eller genom ombud, är poströsten fortsatt giltig i den mån aktieägaren inte deltar i en omröstning under stämman eller annars återkallar avgiven poströst. Om aktieägaren under stämmans gång väljer att delta i en omröstning kommer avgiven röst att ersätta tidigare inskickad poströst på den punkten.
Participation by postal voting
A shareholder who wishes to participate in the annual general meeting by postal voting must (i) be recorded as a shareholder in the share register maintained by Euroclear Sweden AB relating to the circumstances on 6 May 2024, and (ii) give notice no later than 8 May 2024, by casting its postal vote in accordance with the instructions below so that the postal vote is received by the Company no later than on that day.
A shareholder who wishes to participate in the annual general meeting at the venue in person or represented by a proxy must give notice thereof in accordance with what is set out under Participation at the venue above. This means that a notification by postal vote is not sufficient for a person who wishes to participate at the venue.
A special form shall be used for postal voting. The form is available on the Company’s website, www.mentimeter.com/investors/general-meetings.
The completed and signed form must be received by the Company no later than on 8 May 2024. The form should be submitted via e-mail to legal@mentimeter.com or by post to Mentimeter AB (publ), ”Annual General Meeting”, Tulegatan 11, SE-113 53 Stockholm, Sweden. If the shareholder postal votes by proxy, a written and dated power of attorney shall be enclosed to the form. A proxy form is available on the company’s website www. mentimeter.com/investors/general-meetings. If the shareholder is a legal entity, a certificate of incorporation or a corresponding document shall be enclosed to the form. The shareholder may not provide special instructions or conditions in the voting form. If so, the vote (i.e. the postal vote in its entirety) is invalid. Further instructions and conditions are included in the form for postal voting. If a shareholder has casted a postal vote and then attends the general meeting in person or through a proxy, the postal vote is still valid except to the extent the shareholder participates in a voting procedure at the meeting or otherwise withdraws its casted postal vote. If the shareholder chooses to participate in a voting at the meeting, the vote cast will replace the postal vote with regard to the relevant item on the agenda.
Förvaltarregistrerade innehav/ Nominee-registered shares
För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per den 6 maj 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den 8 maj 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.
To be entitled to participate in the general meeting, a shareholder whose shares are held in the name of a nominee must, in addition to providing notification of participation, register its shares in its own name so that the shareholder is recorded in the share register relating to the circumstances on 6 May 2024. Such registration may be temporary (so-called voting right registration) and is requested from the nominee in accordance with the nominee’s procedures and in such time in advance as the nominee determines. Voting right registration completed by the nominee not later than 8 May 2024 are taken into account when preparing the shareholders’ register.
Rätt att begära upplysningar/Right to request information.
Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets ekonomiska situation.
The board of directors and the CEO shall, if so requested by a shareholder, and the board of directors considers that it can be done without material damage to the Company, make disclosures on circumstances that might affect the assessment of an item on the agenda and circumstances that might affect the assessment of the financial situation of the Company.
Antal aktier och röster/Number of shares and votes
Per dagen för denna kallelse finns det totalt 76 815 760 aktier, motsvarande 76 815 760 röster, i Bolaget.
As of the date of this notice, there are a total of 76,815,760 shares, corresponding to 76,815,760 votes, in the Company.
Förslag till dagordning/Proposed agenda
Beslutsförslag/Resolution proposals
Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman/Item 1 – Election of a chairman of the meeting
Styrelsen föreslår att Katarina Bonde, eller vid förhinder, den som styrelsen i stället anvisar, utses till ordförande vid årsstämman.
The board of directors proposes that Katarina Bonde, or, in the event of impediment to attend, the person proposed by the board of directors, is elected chairman of the annual general meeting.
Punkt 8 – Beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen/Item 8 - Resolutions regarding allocation of the company’s profits or losses in accordance with the adopted balance sheet
Styrelsen föreslår att samtliga till årsstämmans förfogande stående medel överförs i ny räkning.
The board of directors proposes that all funds available for the annual general meeting shall be carried forward.
Punkt 10-12 - Fastställande av antalet styrelseledamöter och antalet revisorer och revisorssuppleanter, fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna samt val av styrelseledamöter och revisorer och revisorssuppleanter/Items 10-12 - Proposal on the number of members of the board of directors and auditors and deputy auditors, fees for the members of the board of directors and the auditor as well as election of the members of the board of directors and auditor and deputy auditor
Valberedningen, som utgörs av Hjalmar Didrikson (utsedd av BEMH Financial AB), Niklas Ingvar (utsedd av Ingbacka AB), Johnny Warström (utsedd av Karagwe Invest AB) och Katarina Bonde (styrelseordförande), föreslår följande:
Om stämman beslutar enligt förslaget kommer styrelsen efter valet att bestå av Katarina Bonde (styrelseordförande), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson och Dajana Mirborn.
Valberedningens motivering av sitt förslag till styrelse finns i valberedningens redogörelse inför årsstämman 2024 och återfinns hos Bolaget.
The nomination committee, which consists of Hjalmar Didrikson (appointed by BEMH Financial AB), Niklas Ingvar (appointed by Ingbacka AB), Johnny Warström (appointed by Karagwe Invest AB) and Katarina Bonde (chairman of the board of directors), proposes the following:
Provided that the general meeting resolves in accordance with the proposal, the board of directors will after the election consist of Katarina Bonde (chairman), Niklas Ingvar, Miriam Grut Norrby, Marcus Teilman, Johann Butting, Torbjörn Folkesson and Dajana Mirborn.
The nomination committee’s motivated statement can be found in the nomination committee’s report prepared prior to the annual general meeting 2024 which is available at the Company.
Punkt 13 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om riktad nyemission av aktier i samband med en notering av Bolagets aktier/Item 13 - Resolution to authorize the board of directors to resolve on a directed issue of new shares in connection with a listing of the Company’s shares
Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att, i samband med en notering av Bolagets aktier på en börs eller auktoriserad marknadsplats och längst intill tiden för nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, besluta om riktad nyemission av aktier, dock att sådan emission inte får medföra att Bolagets aktiekapital överstiger Bolagets högsta tillåtna aktiekapital enligt vid var tid gällande bolagsordning.
Den verkställande direktören bemyndigas att vidta de mindre justeringar i detta beslut som kan visa sig nödvändiga i samband med registrering därav.
The board of directors proposes that the general meeting resolves to authorize the board of directors to, in connection with a listing of the Company’s shares on a stock exchange or recognized market place and for the period up until the next annual general meeting, resolve, whether on one or several occasions, on a directed issue of new shares, provided however that any such issue must not result in the Company’s share capital exceeding the Company’s maximum allowed share capital as set out in the articles of association, applicable from time to time.
The CEO is authorized to make such minor adjustments to this resolution that may be necessary in connection with the registration thereof.
Punkt 14 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier/Item 14 - Resolution to authorize the board of directors to resolve on an issue of new shares
Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att, för tiden intill nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om nyemission av aktier. Styrelsen ska ha rätt att besluta om att betalning av nya aktier ska erläggas kontant eller genom apport eller att nya aktier tecknas med kvittningsrätt. Styrelsens beslut om emission av aktier med avvikelse från aktieägares företrädesrätt ska kunna medföra en sammanlagd ökning av inte mer än tio (10) procent av totalt antal utestående aktier i Bolaget före utnyttjande av bemyndigandet, räknat efter fullt utnyttjande av nu föreslaget emissionsbemyndigande. Om styrelsen beslutar om emission med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska skälet vara att möjliggöra för Bolaget att, på ett snabbt och effektivt sätt, finansiera rörelsen, förvärva hela eller delar av företag eller verksamheter, eller bredda ägarkretsen. Vid sådan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska emissionen genomföras på marknadsmässiga villkor.
Den verkställande direktören bemyndigas att vidta de mindre justeringar i detta beslut som kan visa sig nödvändiga i samband med registrering därav.
The board of directors proposes that the general meeting resolves to authorize the board of directors for the period up to the next annual general meeting to resolve, whether on one or several occasions and whether with or without pre-emption rights for the shareholders, on an issue of new shares. The board of directors shall be entitled to resolve that payment for new shares shall be made in cash or in kind or that new shares shall be subscribed for with a right of set-off. The board of directors’ resolution on a share issue with deviation from the shareholders’ preferential rights shall correspond to an increase of not more than ten (10) percent of the total number of shares outstanding prior to the exercise of the authorisation, calculated after full exercise of the hereby proposed authorisation. Should the board of directors resolve on an issue with deviation from the shareholders’ preferential rights, the reason shall be to enable the Company to finance the operations in a fast and efficient way, acquire companies, businesses or parts thereof and to enable a broadening of the ownership of the Company. Upon such deviation from the shareholders’ preferential rights, the new issue shall be made at market terms and conditions.
The CEO is authorized to make such minor adjustments to this resolution that may be necessary in connection with the registration thereof.
_____________________
Majoritetskrav/Majority requirements
För giltigt beslut enligt punkt 13 och 14 ovan fordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.
Resolutions in accordance with items 13 and 14 above require approval of at least two thirds (2/3) of the shares represented and votes cast at the annual general meeting.
Behandling av personuppgifter/Processing of personal data
För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears hemsida, www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.
More information regarding the processing of your personal data is available in Euroclear’s privacy notice that is available at Euroclear’s website, www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Privacy-notice-bolagsstammor-engelska.pdf.
Övrig information/Other information
Årsredovisning 2023 och revisionsberättelse kommer senast tre veckor innan årsstämman att finnas tillgängliga hos Bolaget, Mentimeter AB (publ), Tulegatan 11, 113 53 Stockholm, och sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.
The annual accounts 2023 and auditors’ statement will be held available at the Company, Mentimeter AB (publ), Tulegatan 11, SE-113 53 Stockholm, Sweden, no later than three weeks prior to the annual general meeting, and will be sent to shareholders who so request and provide their address.
***
Stockholm, april 2024
Mentimeter AB (publ)
Styrelsen/The board of directors