Mentimeter transforma los talleres de descubrimiento de beneficios

Este es un artículo de invitado de Merv Wyeth, especialista en gestión del cambio empresarial y beneficios.

Los talleres de descubrimiento de beneficios se utilizan típicamente en las primeras etapas de un proyecto o programa. En dicho taller se reúne a un grupo de personas interesadas y se les anima a articular los problemas empresariales, y lo que se podría lograr al resolverlos, es decir, los beneficios. El papel del facilitador es clave. Su trabajo es asegurarse de que los participantes estén totalmente comprometidos con el proceso, para generar consenso y capturar la sabiduría colectiva.

Retos para dirigir un taller exitoso

Normalmente, el ejercicio del taller implicará notas adhesivas de alguna forma, tipo o color, y papel de rotafolio. Este enfoque presenta algunos retos. Puede ser difícil captar y mantener la atención del público, y, en mi experiencia, a menudo es difícil leer la letra de otra persona o entender qué quiere decir - o quiso decir - cuando más tarde se redactan los resultados. ¿Y qué hacer con las personas tímidas con grandes ideas, que no se atreven a hablar por miedo a parecer tontas, o que se sienten intimidadas por la presencia dominante de un jefe autoritario?

Al final del día, alguien se encargará de recopilar los resultados del taller, quizás tomando fotos o transcribiendo los jeroglíficos del rotafolio y distribuyendo algún tipo de resumen. En mi experiencia, no pasa mucho tiempo antes de que las ideas, la intencionalidad y el valor de los resultados se evaporen o sean superados por otras prioridades.

Reinventando los talleres con Mentimeter

Este verano, utilicé Mentimeter para apoyar un taller de descubrimiento de beneficios para un programa de transformación del Gobierno del Reino Unido. Participaron representantes de un amplio sector de la organización afectada por, o capaz de afectar, la transformación.

En solo dos horas, más de 30 asistentes enviaron más de 600 respuestas a una serie de preguntas cuidadosamente elaboradas. Fue una cantidad prodigiosa de contenido útil, con hasta 100 respuestas a algunas preguntas, por ejemplo: «Pensando en los beneficios descritos y clasificados anteriormente (en el taller), ¿cómo sabremos que los hemos logrado / cómo se pueden medir?» La inclusión voluntaria de iniciales como parte de la respuesta fue una innovación importante, ya que nos permitió hacer seguimiento a las respuestas que merecían mayor investigación. Otra pregunta que resultó productiva fue: «¿Con quién más deberíamos hablar sobre los beneficios del programa y por qué?»

Los mejores consejos para el éxito del taller

La calidad y cantidad de las respuestas del público fue mucho mejor que el enfoque tradicional de taller utilizado en varios talleres anteriores. Estos son algunos consejos clave para el éxito del taller:

1. Proporciona a los participantes información sobre qué esperar el día del evento con mucha antelación. 2. Informa a los participantes sobre el propósito y el contexto del taller, incluido cómo usar Mentimeter y el plan para gestionar los resultados del taller. 3. Comprueba las preguntas del taller y el proceso de principio a fin antes de la sesión con algunas personas de confianza. 4. Desarrolla un plan de respaldo sin Mentimeter para reducir el riesgo de la sesión si la tecnología falla (en nuestro caso funcionó a la perfección, pero tranquilizó a otros miembros del equipo a la hora de probar algo nuevo).

Inmediatamente después del taller, reorganicé la secuencia de las diapositivas de Mentimeter y cambié el ritmo de votación del modo «Presentador» al modo «Público», para permitir que los participantes revisaran el contenido por sí mismos y enviaran información complementaria. Durante el viaje en tren de vuelta a casa, pude revisar el contenido, destacar puntos clave y compartir los resultados con el resto del equipo en formato Excel y PDF, así como un enlace en vivo a la presentación.

Mentimeter transforma los talleres

Aprovechando el éxito de esta iniciativa, Mentimeter se utilizó en otros dos talleres más, reforzando temas clave y ayudando a triangular información de múltiples fuentes. Y, dado que las buenas noticias vuelan, Mentimeter ahora se usa para otros tipos de talleres dentro del programa, como la captura de requisitos, la identificación de riesgos e incidencias, así como en la organización en general.

Hay un viejo proverbio africano que dice: «Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado». Los talleres de descubrimiento de beneficios se tratan de llegar lejos; ganar compromiso, generar consenso y capturar la sabiduría colectiva, llevando siempre a los demás contigo. Mentimeter transforma este proceso.

Merv Wyeth es especialista en gestión del cambio empresarial y beneficios, y usuario de Mentimeter. Conéctate con él en LinkedIn.